La mise à jour opérée sur le site du BOSS le 24 décembre 2021 apporte de nouvelles précisions sur le thème des frais professionnels :
- 110 : Allocations forfaitaires pour frais professionnels
Le versement par un employeur d’une allocation forfaitaire supérieure à un plafond fixé [le cas échéant par la convention collective] ne remet pas en cause l’exclusion d’assiette dont bénéficie l’allocation dès lors que celle-ci demeure inférieure au montant fixé [par les barèmes URSSAF].
- 340 et 350 : Frais de repas attribués aux chauffeurs routiers
Il est admis qu’il est d’usage dans la profession que les chauffeurs routiers prennent leur repas au restaurant.
Le salarié est réputé prendre son repas au restaurant sous la réserve que la durée du trajet implique un temps de pause pour ce repas, peu important que le repas soit pris pendant ce temps de pause ou avant ou après la fin du service. Dans ce cas, l’indemnité versée par l’employeur à ce titre est exclue de l’assiette des cotisations dans la limite de 19,10 euros par repas, dans la limite de deux indemnités de repas au restaurant par jour. En l’absence de temps de pause obligatoire, les circonstances permettant de présumer la prise d’un repas ne sont pas réunies. Dans ce cas, il convient d’attester l’existence de la pause pour que l’indemnité soit exclue de l’assiette des cotisations pour la part qui n’excède pas 19,10 euros par repas en 2021. A défaut, le plafond d’exonération est alors celui de l’indemnité de restauration hors des locaux de l’entreprise (9,40 euros en 2021).
Lorsque les chauffeurs routiers sont contraints, en raison de leur horaire particulier de travail, de prendre un casse-croûte et un repas au restaurant au cours de leur déplacement à des heures précises, décalées dans le temps, et que l’employeur leur verse les deux indemnités corrélatives, celles-ci sont considérées être utilisées conformément à leur objet et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations (dans la limite de 9,40 euros pour l’indemnité de casse-croûte et de 19,10 euros d’indemnité de repas au restaurant en valeur 2021).
- 400 : Indemnité kilométrique en cas de covoiturage
Pour la pratique du covoiturage, seul le propriétaire du véhicule peut bénéficier de l’indemnité pour un trajet donné.
( => le salarié n’a plus à attester ne pas transporter une autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités)
- 1460 : Grands déplacements des chauffeurs routiers
Il est admis qu’il est d’usage dans la profession que les chauffeurs routiers en situation de grand déplacement engagent des frais supplémentaires de nourriture et d’hébergement. Lorsqu’un chauffeur routier est en situation de grand déplacement, l’employeur peut donc exclure de l’assiette des cotisations l’indemnité de grand déplacement destinée à compenser ces dépenses supplémentaires. Cette indemnité est réputée utilisée conformément à son objet dans les conditions [habituelles applicables aux grands déplacements].
- 1520 : Voyages d’affaires
Cette précision est donnée sous la partie « voyage d’affaires » mais la tournure semble plus générale, difficile de dire si la portée est plus large que les voyages d’entreprise
Par dérogation, aucun avantage en nature ne doit être retenu lorsque le CSE ou l’employeur, même en présence d’un CSE, organise, au maximum une fois par an, un évènement festif de fin d’année ou d’anniversaire de l’entreprise si l’ensemble des salariés y est convié et que le coût de l’évènement est global et non individualisé.
Annexe : Tests Covid
En principe la prise en charge d’un test virologique de dépistage du covid n’est pas considérée comme relevant des frais professionnels et doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations comme un avantage en nature (cf newsletter précédente). Mais une exception :
Toutefois, lorsqu’un salarié est soumis de manière ponctuelle à une obligation de présentation d’un test virologique négatif, dans le cadre d’une mission spécifique à la demande de son employeur (par exemple pour un déplacement professionnel à l’étranger pour lequel un tel test négatif est requis), et qu’il n’existe aucune alternative à la réalisation de ce test, alors le coût du test virologique constitue un frais professionnel. L’employeur est tenu de le rembourser. Ce remboursement ne donne pas lieu à cotisations et contributions sociales.
RF Paye – Frais professionnels : les apports de la mise à jour du BOSS du 24 décembre 2021
MGG Voltaire – Nouvelle mise à jour du BOSS du 24 décembre 2021